Por Amanda Medeiros – Você sabia que para a sua empresa respirar melhor o controle financeiro empresarial é indispensável? Sim, é!

Segundo o Sebrae,  o percentual de sobrevivência de empresas no Brasil é preocupante, pois a cada 4 empresas que abrem, 1 fecha antes de completar 2 anos de existência no mercado.

Desde já, de acordo com a pesquisa Causa Mortis, realizada pela entidade, pode-se listar diversos motivos que contribuem com essa fatídica estatística nacional. Por exemplo: não elaborar um plano de negócios, não saber o número de concorrentes que existem, não investir em capacitação profissional, não separar as contas pessoais das da empresa, não realizar um controle financeiro empresarial adequado, entre inúmeros outros.

Mas, por que isso acontece?

Empreendedores por falta de opção

Muitos empreendedores abrem seus negócios por necessidade, ou seja, são empreendedores que se tornam empreendedores por falta de opção e não por opção, são profissionais que não arriscariam no mundo dos negócios se não estivessem passando por momentos profissionais difíceis. Pode até ser que uma parte desses empreendedores já pensasse em empreender, mas só tentou quando perdeu o emprego ou se viu sem alternativas.

Mas, é preciso ter cuidado, afinal, quem cai nesse impulso de enxergar o empreendedorismo como única opção pode ficar cego para todos os riscos dessa alta aposta.

Antes de tudo, é necessário ter vocação e estar preparado e capacitado para que todo o esforço não seja em vão. Afinal, você não quer fazer parte da estatística do Sebrae como falamos anteriormente, não é mesmo?

Então, antes de sair correndo para abrir uma empresa, descubra se tem vocação para empreender com o Teste: empreendedor ou profissional. qual seu perfil? Se seu perfil der como empreendedor, legal! É só se preparar para não cometer os erros que levam uma empresa a morrer depois de dois anos. Se o seu perfil der profissional, você pode optar por aprender a fazer um Plano de carreira no séc. XXI ou se desenvolver como empreendedor para não cair na vala de fracassos que a maioria das empresas cai.  

Seu teste deu perfil empreendedor ou você decidiu por se desenvolver como empreendedor? Ótimo! Abaixo vou ensinar você a evitar pelo o menos um dos motivos que levam uma empresa a fracassar no Brasil com menos de dois anos de vida: a falta de um controle financeiro empresarial eficiente.

Como fazer um controle financeiro empresarial em 10 passos

1. Faça um orçamento anual

O orçamento é o cálculo aproximado do custo de algo. Por exemplo, cálculo aproximado de uma obra, de um serviço, de um empreendimento, etc. Essa ferramenta é empregada para planejar como serão utilizados os recursos da empresa no período de um ano, pois o orçamento anual deve prever como será distribuída a receita (valor recebido) entre os diferentes custos, despesas e, se for o caso, investimentos da empresa. Em suma, é definir tudo que será recebido e tudo que será gasto na empresa ao longo de 12 meses.

De antemão, o ideal é que o orçamento seja feito nos meses de setembro ou outubro para que no início do ano seguinte você esteja preparado e seu controle financeiro empresarial comece bem.

2. Faça um controle de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro que mostra com detalhes os valores de entradas e saídas da empresa, portanto, seu cálculo é realizado a partir dos saldos existentes nas contas bancárias e dinheiro disponível na empresa.

Primeiramente,  é muito importante ter um controle do fluxo de caixa , pois é por meio dele que você consegue manter a empresa organizada. Com ele você tem uma visão ampla sobre as finanças do seu negócio em um determinado período ou consegue realizar projeções em longo prazo que facilitam uma análise do termômetro financeiro da empresa.

Definitivamente, crie o hábito de acompanhar seu fluxo de caixa com relatórios a cada final de mês ou mesmo semanalmente. Essa é a melhor forma de ter uma visão mais ampla sobre a real situação da sua empresa.

3. Separe o dinheiro da empresa e o pessoal. Sempre!

Esse é um dos maiores desafios na vida de muitos empreendedores, independente do porte da empresa. Ao misturar as despesas da empresa e dos sócios, além de não ser possível realizar um planejamento financeiro confiável, não se permite aos empreendedores o real entendimento e compreensão das demandas envolvendo o fluxo de caixa e as questões financeiras da empresa. Como é possível saber se a empresa está apresentando lucro ou prejuízo diante de um cenário como esse?

Em princípio, podem ocorrer vários problemas. Por exemplo: dificuldade em observar a lucratividade da empresa, dificuldade em perceber a inadimplência de funcionários ou até dificuldade em perceber a inadimplência de fornecedores. Quando isso acontece, na maioria das vezes,  a empresa acaba tendo  que recorrer a  empréstimos com juros altos e antecipar recebimentos de cartão de crédito.

Em suma, é muito importante que você faça a separação da pessoa física e jurídica. De preferência, tenha uma conta de pessoa física e outra de pessoa jurídica.

4. Tenha capital de giro

O capital de giro é a diferença entre os recursos disponíveis em caixa e a soma das despesas e contas a pagar. Em síntese, é o dinheiro necessário para bancar a continuidade do funcionamento da empresa.

Quer saber se ele é realmente necessário? Sim, mais que isso, é fundamental,  pois garante a saúde financeira da sua empresa. Ele  proporciona recursos de financiamento aos clientes (nas vendas a prazo), manutenção do estoque e garantia de pagamento aos fornecedores, bem como o pagamento de impostos, salários e demais custos e despesas operacionais.

5. Corte gastos desnecessários

Por desconhecer os reais custos operacionais nos mais variados setores do seu negócio, muitos empreendedores chegam a considerar como irrelevantes os gastos com papel, fotocópias, impressões, energia elétrica, telefone, internet. Mas, não são. Parte do lucro da empresa está aí.

Gastos com papel, fotocópias e impressões

Uma das formas de economizar é desenvolver uma política de consciência ambiental, realizando a impressão apenas daquilo que é realmente necessário. A soma de pequenas ações gera grandes resultados.

Energia elétrica

Desde já, o uso indiscriminado da energia elétrica é outro vilão nas despesas da maioria das empresas. Aproveitar a luz solar, manter lâmpadas de corredores e salas vazias apagadas são boas formas de começar a economizar.

O ar condicionado, por exemplo, também deve ser usado com moderação. Adote o hábito de desligá-lo e mantenha as janelas abertas pela manhã quando a temperatura ainda está amena.

Telefone e internet

Essas ferramentas são indispensáveis em todas as empresas, atualmente. É difícil imaginar uma empresa funcional sem ao menos um dos dois itens. Mas, para reduzir gastos com telefone e internet é bem fácil. Primeiro você precisa saber qual é a necessidade real de sua empresa. Por exemplo, se realiza mais ligações locais ou interurbanas e se elas são para telefones fixos ou móveis. O mesmo vale para a internet, você precisa saber qual a velocidade necessária para suprir a sua demanda.

Feito isso, você pode contratar o serviço mais adequado a sua empresa. Dê preferência a planos corporativos. Usando o CNPJ da sua empresa você pode aderir a planos muito mais econômicos para sua empresa. Compare as operadoras e tente negociar.

6. Antecipe pagamentos, sempre que possível

Assim como é importante acompanhar o fluxo de caixa para se manter a par das dívidas em atraso, também é importante acompanhar o fluxo de caixa para ficar a par das dívidas que podem ser pagas antecipadamente e ter o benefício do desconto.

7. Faça um estudo de viabilidade econômica, antes de investir

No estudo de viabilidade econômica são realizados:

• Análises de mercado, produtos e serviços da empresa;
• Cálculo de receita;
• Projeção de custos e investimentos;
• Cálculo de rentabilidade;
• Estudo da concorrência;
• Taxa interna de retorno;
• Outros.

Por meio desse estudo, você consegue ter mais clareza sobre se vale ou não a pena investir no negócio.

8. Tenha um software online

Otimizar o tempo gasto com tarefas, diminuir os custos com processos e aumentar a produtividade são as vantagens que a tecnologia traz e que beneficiam o controle financeiro empresarial.

Empreendedores precisam de informações reais e rápidas, afinal, controlar as finanças na ponta do lápis já não faz mais parte da vida de muitas empresas. Logo, é preciso acompanhar a evolução tecnológica e oferecer um upgrade no controle financeiro. Por exemplo, Softwares de gestão empresarial (ERP) estão no mercado e colocam à disposição do empreendedor inúmeras ferramentas, indicadores e métricas que direcionam as ações para atingir os melhores resultados.

9. Contrate uma consultoria contábil

A contabilidade é indispensável para qualquer empresa, seja ela de maior ou menor porte.

De antemão, com informações contábeis corretas, a empresa pode se expandir e prosperar, aumentando o rendimento e ganhando cada vez mais espaço no mercado em que se insere, afinal, a contabilidade aumenta o controle financeiro empresarial.

Esse controle se deve ao fato da contabilidade provar aos sócios a situação patrimonial da empresa por meio da demonstração de lucros, prejuízos, origens e aplicações de recursos, e resultados do exercício.

10. Capacite sua equipe

Segundo o SEBRAE, outra causa que leva uma empresa a encerrar suas atividades em menos de dois anos é a falta de capacitação de quem está a frente da empresa ou de quem trabalha para ela. Portanto, buscar cursos presenciais, cursos online, treinamentos, palestras, workshops e eventos também faz parte de um bom planejamento financeiro. Os cursos online, por exemplo, são uma ótima opção para empresas com orçamento enxuto, muitos deles têm valor acessível além de horário flexível. Mas, entenda como escolher um curso bom e sério em Cursos livres: fazer ou não fazer, eis a questão para não afetar o seu orçamento por nada.

*Guest poster da EAD360graus, Amanda Medeiros é contadora e educadora financeira para adultos e crianças.

Empresa: Peregrino Contabilidade

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